資源管理對公司來說是非常重要的，因為公司上下的員工都會租借不同的資源。以往沒有管理資源的系統令管理員感到壓力重重，因單靠紙筆記錄，不時有資源遺失而不被發現，令公司蒙受損失。
Essential 的資源管理系統能助你解決以往煩複的工序，令租借資源程序更暢順和更易管理。此外，eRMS可讓您避免資源遺失，清楚知道哪些員工租借了資源，詳細顯示借還日期、資源名稱和罰款等。Essential資源管理系統可輸入的資源種類並無限制，例如手提電腦、平板電腦、打印機、雜誌、文具、書本、合約等，皆可輸入系統，有助更有效地管理資源，減輕管理員的工作量，節省人手及等待租借的時間。
eRMS 資源管理系統功能 (管理介面)
1. 管理員系統登入
- 登入時能選擇繁體或英文
- 用戶能按其需要自行設定其他語言
2. 資源管理
- 方便快捷地新增資源，以便管理
- 資源可以是任何物品，如圖書、DVD、文具、期刊、手提電腦、打印機、平板電腦、地圖或合約等，任何能租借的物品都可輸入系統中
- 填寫與資源有關的項目，當搜尋指定資源時，亦會顯示出來，不用每次都大海撈針
- 可選擇只供某群組借用，防止沒權租借的群組借用資料
- 限定資源最多借用日數，方便管理物資
- 清楚看到物資的租借狀態，以便管理物資
- 可自行填寫”租借條碼”，如不輸入，系統會自動編排，有助彈性管理系統
- 簡易新增相同資源的數量，無需再新增一次，節省時間
3. 匯入及匯出
- 簡易匯入或匯出資料，Excel 格式
- 備份資料庫, 即使遇上故障亦無須重新輸入資料，可節省時間
4. 資源條碼列印
- 方便地列印條碼，列印後可即時使用
- 系統能識別已列印的條碼，有助用戶更有效地反管理物資
- 可選擇性列印名稱，可把它移除，滿足不同客戶需要
- 條碼尺寸可自由調較
5. 員工資料管理
- 便捷地新增員工帳戶，選擇員工級別，方便日後管理
- 方便地看到所有員工的資料及租借狀態
6. 員工級別設定
- 可自行設定每位員工的級別，以方便管理
7. 員工級別權限設定*
- 可決定員工能借用資源的數目、借用期限、續借次數、預留資源的數目及罰款金額等，有助更效能的管理
- 借用數目: 權限較高的員工，能比較低權限的員工借比較多的資源
- 借用期限: 權限較高的員工，能比較低權限的員工借的時間比較多
- 預留資源的數目: 權限較高的員工，能比較低權限的員工預留較多的資源
- 可自行設定哪些資源是不能外借，只供館內使用，以有效保存資源
- 能設定某些資源只供某權限的員工借用，如較貴重的資源，只供權限較高的員工借用
8. 罰款紀錄
- 清楚顯示欠款日期、員工名稱、電郵及欠款金額
- 方便用戶計算及收取罰款
9. 員工條碼及借用證列印
- 方便創造及列印員工條碼，以便管理員推出員工借用卡
10. 資源借還管理
- 清楚看到每位員工的租借狀態，和有沒有預留物資等，有效處理每位員工的需要
10.1架上及借出
- 可方便地租借和歸還物資
10.2預約
- 清楚看到所有員工希望預留，及被預留的物資
- 方便地選擇是否預留物資給員工
10.3續借
- 用戶可方便地為員工續借
- 看到員工是否達到續借的上限， 以便管理
10.4報廢
- 簡易報廢資源
- 資源不會從系統移除，但會顯示已報廢的物資，供管理員作參考及管理
11. 租借紀錄及追蹤逾期資料
- 租借紀錄可看到所有被借過的資源，包括歸還及借用日期，員工號碼等
- 用戶可有效地搜尋所有逾期的資源
12. 藏書查詢
- 用戶可按需要自行編制索書號
- 索書號有助用戶更方便、快捷地尋找資源的收藏地點
13. 借用統計分析
- 提供不同統計分析，如累積借用次數、九十天內借用次數、今年借用次數等，滿足用戶的需要
- 資源統計可看到多少資源仍在架上，和資源是否有效被借出
14. 更改系統語言及內容
- 可隨意更改或新增系統語言，為用戶提供更切合其的需要
- 系統可修改語言檔字符，可自行設定任何顯示在系統的物品名稱，如系統不是借圖書，可修改為用戶想借的物品 (圖書 -> 合約, 文件或工具)
- 為每位用戶租借系統度身訂造
15. 電郵借用記錄/預留/提早歸還/逾期歸還通知
- 自行設定電郵通知內容，以便提醒員工歸還資源，物資逾期及預留
- 系統自動設定，可節省管理員的工作，提高效率
- 可自行更改通知的格式，日後給員工的電郵通知就會依這電郵格式傳送
網上介面
1. 系統個性化設置
- 可設置更多個性化功能，令顯示更清楚簡潔，提升形象，如改變介面顏色和上載公司LOGO
2. 員工登入系統語言選擇
- 用戶登入系統時可選中或英版本
3. 網上查詢資源資料
- 用戶可更方便搜尋資源資料
- 可使用推介資源功能，尋找人氣的資源
4. 網上員工借用記錄
- 每位用戶可看到自己借用了什麼資源及歸還日期
- 有助提醒用戶其剩餘可借的數目
- 讓用戶更有效地選擇借取資源的排序
5. 網上續借
- 用戶可輕易地在網上續借物質，無須像舊時要親身到館內續借
- 網上續借是較忙租戶的好幫手，能節省時間
- 看到續借次數，能提醒用戶還能續借多少次
6. 網上預約及取消預約
- 方便地在網上預約資源，無須親自到館內租借
- 可看到總共預約了多少物資
- 用戶可在網上輕易刪除已預約的資源
7. 最愛預約輪候
- 用戶可按其喜好調配預約輪候表中的排序，以提升借用的機會
8. 預約等候時間顯示
- 顯示預約人數，讓用戶大約預計能租借的時間，減少因等待的不滿
- 可減少管理員處理投訴的案件
9. 網上公告及行事曆
- 用戶可在網上清楚看到租借中心的假期及活動日期等，防止用戶在假期借還資源
- 可提升與用戶之間的聯繫
10. 網上人氣統計
- 用戶可看到網上有多少人對此資源感興趣，從而估計人氣數量，決定是否需提升預約排序
11. 網上罰款紀錄
- 能看到自己的罰款紀錄，清楚知道罰款來源及到期付款日
12. 電郵通知
- 預約成功通知: 當預約資源可借用時，便會自動發出電郵通知員工，與員工建立密切的關係
- 提早歸還通知: 透過電郵提早通知員工歸還資源，有提醒作用及培養員工準時歸還的習慣，令資源庫運作暢順
- 逾期歸還通知: 自動發出逾期歸還電郵通知其員工，讓該員工能盡快歸還資源
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